Med udgangspunkt i hjemmekontorets udfordringer er her tjeklisten til at skabe en fysisk arbejdsplads, som medarbejderne elsker.
I vores artikel “Står kontoret ikke mål med hjemmekontoret?” lagde vi fundamentet for at tænke kontoret som en helhedsoplevelse, der faciliterer gode resultater og bidrager til arbejdsglæde - særligt med henblik på at kontoret har fået en “konkurrent”, nemlig hjemmekontoret.
Tjeklisten til at skabe en god arbejdsplads
De mest succesfulde virksomheder formår at itale- og iscenesætte de potentielle negative konsekvenser ved hjemmearbejde. Simpelthen fordi den åbne dialog bidrager til, at medarbejderne selv kommer med gode input til, hvordan kontor oplevelsen og hjemmearbejdspladsen kan forbedres.
Hjernen ved ikke, om den skal arbejde eller holde fri. Menneskers hjerne associerer aktiviteter med det sted, hvor de udføres. Arbejdes der fra sofaen, vil hjernen få problemer med at slappe af i sofaer, da den forbliver i “workmode”. Det er blandt andet derfor, at man helst skal undgå at arbejde fra sengen, og det gælder også, hvis man har mails på mobilen.
Mangel på afveksling i hverdagen bliver ofte nævnt som en af hjemmearbejdspladsens bagsider. Karikeret står medarbejderen op fra sengen om morgenen, går ti skridt hen til “kontoret”, og når dagen er slut, endnu ti skridt hen til sofaen. Hjemmet byder ikke på tilfældigheder og dynamik som kontoret. Den ene dag har derfor risiko for at ligne den anden.
Mad foran computeren er den nye frokostpause. Dette er et kæmpe problem, da hjernen ikke får den tiltrængte pause, som skal til for at yde optimalt, når der arbejdes. Desuden er frokosten en af kontorets aktiviteter, der er med til at knytte bånd og skabe relationer. “Snik snak” er vigtig for at pleje samhørigheden, og en sund og varieret kost fra kontorets kantine eller frokostordning er ofte også sundere end hurtige løsninger derhjemme eller på farten.
Hjemmekontoret mangler personalegoder. Nogle virksomheder er gode til at give medarbejderne personalegoderne med hjem. Men det er ofte kun virksomheder, som netop prioriterer hjemmearbejde. Og det er stadig langt fra det service niveau et verdensklasse kontor kan levere til sine medarbejdere. Hvor er fx den gode kaffe, de altid varierede snacks, ugens kage, fitnessrummet, tirsdags massøren eller bordtennisbordet (og den at spille med), hvis man sidder derhjemme og arbejder?
Det er svært at fejre noget fra hjemmekontoret. Hvad enten det er en succesfuld projektleverance, et salg, eller den høje medarbejdertilfredshed, der skal fejres, så er det svært at at skabe en rigtig god stemning over Zoom eller Teams. Der er kontorets fællesarealer og en ølkasse til at stå på bare bedre til at skabe en holdånd.
Hjemmearbejdspladsens sociale dimension halter. Vi er sociale væsener, og vi har behov for samhørighed og bekræftelse. På trods af de mange digitale møder kan den sociale dimension af hjemmearbejdspladsen stadig føles ensom. Hjernen mangler simpelthen de sociale stimuli som et fedt kontor faciliteter.
For mange byder hjemmearbejde på en længere effektiv arbejdstid end dagene på kontoret. Dog er teamdynamik begrænset til mulighederne i de digitale værktøjer. Så på den lange bane er det ikke optimalt at sidde hjemme. Men hvis opgaverne kræver fuld fokus og koncentration, kan det være godt en gang i mellem.
Ingen forstyrrelser er ofte et argument for hjemmearbejde, men det er bestemt ikke alle, der er enige i det argument. Det kan meget vel være, at der ikke er nogen, der kommer forbi pladsen i tide og utide med spørgsmål. Men nogle gange er det jo også ret hyggeligt at blive forstyrret lidt. Og desuden slipper du næppe for forstyrrelser, uanset hvor du sidder, nu kommer de jo blot i form af Teams eller Slack beskeder. Og hos børnefamilier er der endvidere unger, der kommer hjem fra skole osv.
Hverdagen uden tilfældige sammenstød ved kaffen eller sludder omkring frokostbordet skader netværket på tværs af afdelinger. Når samtlige møder er digitale og styret af en kalender, er det positivt at alt er formålsstyret. Til gengæld mister man som medarbejder en del af kommunikationen mellem møderne. Det er som regel smalltalken ved kaffemaskinen, hvor man virkelig danner sig et indtryk af folk.
Hjemmearbejdspladsen er ofte ikke optimal. Det skyldes ikke nødvendigvis, at medarbejderen ikke har et hæve-sænkebord, men derimod at medarbejderen ikke altid bruger sin hjemmearbejdsplads. Køkkenet, sengen og sofaen lokker, og vinder desværre oftere end man tror.
Mangel på pauser eller frisk luft. Studier viser, at hjemmearbejdspladsen desværre har en ret negativ påvirkning på, hvor gode vi er til at tage de nødvendige pauser og få lidt frisk luft.
Hjemmearbejdspladsen er som regel ret hyggelig, men bagsiden kan være, at hjemmets pligter “kigger” på en, imens man arbejder - og det stresser enten bevidst eller ubevidst.
Ved at informere medarbejdernes omkring, hvor vigtigt det er at have en dedikeret arbejdsstation uden stressfaktorer, såsom vasketøjskurven eller nullermænd på gulvet, gør man også medarbejderne opmærksom på alt det, de ikke skal tænke over, når de arbejder på kontoret.
Med udgangspunkt i hjemmearbejdspladsen negative aspekter, har de bedste virksomheder lavet følgende indsatser til at gøre kontoret konkurrencedygtigt med hjemmekontoret.
Attraktive indsatser
Lav en målsætning og strategi for kontoret og en politik og guide omkring hjemmearbejde (find inspiration hos Zapier). Del den med medarbejderne og gør meget ud af “hvorfor” politiken er, som den er. Vær åben omkring hvorfor og hvornår tilstedeværelse på kontoret er foretrukket. Perspektiver evt. til hvordan tilstedeværelse påvirker fællesskabet og gør det nemmere for nye medarbejdere at skabe relationer.
Gratis frokost. Alle der aktivt er tilmeldt dagens frokost får den gratis. Dem som har glemt at tilmelde får stadig frokost, men bare ikke gratis. Sørg her for at vælge en fleksibel frokostordning med en digital app til fra og tilmeldinger.
Giv mulighed for mad med hjem til en fordelagtig pris. Hjemmearbejdspladsen sparer tiden brugt på transport, så lad kontoret spare tiden på indkøb og madlavning.
Indfør mødebokse. En fordel ved hjemmekontoret er ro og fokus. Dette kan også skabes på kontoret med rigeligt af steder fx. mødebokse eller telefonbokse, hvor der kan arbejdes i ro og fred.
Giv noise cancelling headsets til alle der tilkendegiver at de kommer på kontoret oftere end to gange pr. uge og indfør politiken “headset = do not disturb”.
Gør noget ud af jeres fejringer. Lad et eventbureau stå for den månedlige fredagsbar eller den næste produkt lancering. Det er billigere end du tror, og effekten på medarbejdertilfredshed er ofte undervurderet.
Udmærkede indsatser
Eksekver på medarbejdernes input. Indfør en “service desk” til medarbejder ønsker til kontoret. Kommunikerer ud hver gang noget er blevet fixet. Drop emails. Dem kan man ikke analysere på eller samarbejde omkring. Brug i stedet fx. trello eller en office management platform.
Sørg for der er en grund til at rejse sig fra pladsen, så der er chancer for at der bliver minglet. Få en frugt-, snack- eller drikkevare ordning. Det kan virke banalt, men gåturen fra skrivebordet til hvor frugterne eller de sunde snacks står kan være et godt afbræk. Derudover er det sundt.
Skab fællesarealer som indbyder til pause eller minimøder. Fx. to højryggede “møde sofaer” ved kaffemaskinen akkompagnerede med lidt sunde snacks.
Opgrader kontoret med en planteservice. Det gavner indeklimaet enormt, skaber ro og (siges det) er stressreducerende.
Fundamentale indsatser
Sørg for at kontoret er rent og følger med behovet. Få evt. en 2nd opinion på jeres rengøringsplan fra Officeguru.
Nultolerence for øjenbæer. Tavler der ikke er hængt op og andre småting der er i stykker skal udryddes. Lav en to-do liste og bestil en handyman.
Gå aldrig ned på et godt indeklima. Bestil et indeklima tjek og skilt med kontorets resultat så alle ved der er fokus på det.
Fjern ledninger under bordene. Du vil blive overrasket over hvor meget det pynter at få ledningerne op under bordpladerne.
Få fastsat arbejdsstationerne med beslag. Ja, jeg har personligt lidt OCD på dette område, men nøj hvor er det indbydende når bordene ikke står hulter til bulter.