Sådan lægger du fundamentet for et kontor, der skaber arbejdsglæde
Hjemmearbejde er kommet for at blive. Det er der ingen tvivl om. Både store og små virksomheder verden over har taget hjemmearbejde til sig. En af de første virksomheder til at vælge hjemmearbejde som standard, altså før det blev moderne, er IT-virksomheden Zapier (super successful API automation platform). Her er alle +350 medarbejdere uden et fysisk kontor. Fordelen for Zapier er, at remote work er syet ind i deres kultur og har været det fra starten af. Virksomheden har aldrig kendt til andet og har også udgivet den ultimative guide til remote work (👈 læs den og lad dig inspirere af de bedste).
Kontoret må ikke blive en spøgelsesby
Vi talte for nylig med en større bank. Her er udfordringen især, at nye medarbejdere føler, at deres nye arbejdsplads er blevet en spøgelsesby. Dette gør det svært for banken at skabe den velkomne og intuitive holdånd, der er så vigtig for, at nye kollegaer hurtigst muligt svømmer som fisk i havet. Man kan næsten se det for sig. En ny medarbejder møder første dag ind til et halvtomt storrumskontor, hvor der ikke er et team til at føle sig en del af. “Hallo, er der nogen … nogen … nogen?”
Det kan være svært for nye medarbejdere at føle sig velkomne, hvis ens nye kollegaer ikke er på arbejdspladsen. Man risikerer ikke at blive ordentligt introduceret for alle, da det kan tage lang tid, før man rent faktisk har mødt dem i egen person.
Hjemmearbejde er en ledelsesmæssig udfordring
Zapiers håndbog gør det ret klart, at det kræver viden, dygtighed og en målrettet indsats at lede medarbejdere på distancen. Når vi fysisk arbejder sammen er det ofte nemmere at fastholde det faglige og sociale fællesskab på arbejdspladsen. Det er ligeledes nemmere for lederne at sikre en fælles opfattelse af kerneopgaver og arbejdspladsens værdier.
Anbefalingen fra eksperterne er at “traditionelle virksomheder” sørger for helt klare aftaler og rammer for, hvem der kan arbejde hjemme. Der er desuden værdi i at klassificere, hvilke opgaver som kan løses hjemme. Alt i alt bare en god gammeldags forventningsafstemning.
Skal kontoret så smide håndklædet i ringen? (Nej!)
I vores arbejde med over 300 små og store virksomheder i Danmark står det klart, at flere virksomheder har knækket koden til at gøre kontoret til et sted, som medarbejderne elsker at komme.
De virksomheder som lykkedes bedst med at skabe en arbejdsplads, som de ansatte foretrækker over hjemmekontoret, arbejder alle aktivt med, at kontoret skal leve op til en målsætning. Inden målet etableres skal følgende forudsætninger dog gøre sig gældende:
Ansvaret for kontoret skal placeres.
Enten hos én Office Manager eller et “workplace team”, hvor en fx. har ansvaret for frokost, frugt og snacks og en anden rengøring osv. Dag-til-dag koordination med leverandører samt aftaler bør selvfølgelig være samlet et sted (wink wink 😉).
Budgetter skal hænge sammen med medarbejdertilfredshed.
Tag samtlige omkostninger, fordelt på poster, til at drive kontoret og divider med pr. medarbejder. Dette tal, vil sammen med jeres medarbejdertilfredshed/pulsmåling på kontoret (som jeg håber i har), være jeres baseline for kroner pr. tilfredshed.
HR og ledelsen skal vurdere kontoret, som man vurderer en medarbejder.
Kontoret skal være “kollegaen” der spiller medarbejderne bedre. Man skal derfor forestille sig kontoret som en medarbejder og behandle det derefter. Medarbejdere skal levere ud fra nogle forventninger og en ambition, det samme skal kontoret. De bedste virksomheder har en årlig MU-samtale, hvor der bliver evalueret sat mål og ambitioner.
Det gode kontor indgår som en del af virksomhedens bevidste handlinger til at skabe gode resultater. Kontoret er mere end interiøret. Det er også muligheden for at sikre fastholdelse af dygtige medarbejdere. Helt praktisk kan kontoret give medarbejderen mulighed for at tage middag med hjem, få trænet eller dyrket yoga, holde produktive workshops, spise frokost med samarbejdspartnere eller producere en podcast med professionelt udstyr.
Succesfulde virksomheder tænker på kontorets helhedsoplevelse frem for blot at se på det som en udgift.