Står de praktiske kontoropgaver i vejen for, at du kan drive HR? (du er ikke alene, og her er et tip fra en kollega)

Det kan svært at få tid til HR, når man også skal instruere den nye rengøringsleverandør, bestille drikkevarer til køleskabet og ringe til en tekniker for at få fixet kaffemaskinen, ik?

I både mindre virksomheder men også mellemstore virksomheder bliver HR-ansatte ofte pålagt opgaver af mere administrativ karakter. Det kan være, at du er endt som kontorets blæksprutte og lige pludselig er ansvarlig for de mindste ting såsom at tilkalde en VVS'er, bestille øl til fredagsbaren eller indrette kontoret, selvom det egentlig er opgaver, som burde tilhøre en ejendomsansvarlig eller en Office Manager. Det er i hvert fald en tendens, som vi har observeret gennem vores arbejde med at drive en Office Management platform og ved at have daglig kontakt med vores kunder. 

Hvis du læser denne artikel, så er du sikkert klar over, hvilke arbejdsopgaver en HR-ansat som regel har. Du er måske selv ansat i en HR-stilling og kan nikke genkendende til noget af det ovenstående. Men hvorfor forholder det sig sådan? Og hvorfor overlapper de to stillinger hinanden?

Det gør det af den simple årsag, at det er dit ansvar at sikre, at den enkelte medarbejders behov bliver opfyldt. Og det betyder også de helt lavpraktiske ting. Man skal bare huske på, at det ikke nødvendigvis er dit ansvar at udføre opgaven, men det er dit ansvar at den bliver udført. Man kan med andre ord godt uddelegere sine opgaver til en piccoline, receptionist eller kontorassistent. 

I vores store rapport om "Opskriften på den hybride arbejdsplads", havde vi en snak med Obsidian Digitals Head of HR & Executive Assistant Diana Køhler, som forklarede, hvordan hun styrer et kontor i København fra sin hjemmearbejdsplads i Jylland. Og netop Diana har sørget for, at hun ikke ender med at flytte rundt på møblerne, når der skal være fredagsbar, eller stille blomster på fødselarens skrivebord. Det gør hun selvfølgelig, fordi hun ikke er på kontoret, men også fordi hun tydeligt har opdelt de opgaver, som hun selv er ansvarlig for, og de opgaver hendes 2 kontorassistenter skal udføre. 

Lad os lege lidt med tanken om, at du som HR-ansat heller ikke befinder dig fysisk på din arbejdsplads. Hvilke opgaver vil du så kunne udføre? Og hvilke opgaver ville du blive nødt til at uddelegere? Hvis du finder ud af det, så vil du ikke alene have lettere ved at uddelegere, men også lettere ved at planlægge, hvilke dage du kan arbejde hjemme, og hvilke dage du kan blive på hjemmekontoret. Hvilket jo desværre er vigtigt i disse tider.

Diana og andre i samme situation har stor succes med at lave følgende nemme øvelse.

1. Brug 5 min. på at liste alle de små opgaver som du har lavet, der ikke er HR og - med oplæring - kan laves af en anden.
2. Skriv ved siden af hver opgave hvor ofte den skal laves og, hvor lang tid den tager.
3. Uddeleger til en kollega, fx. piccoline ligesom Diana eller find en serviceleverandør, der kan tage ansvaret for opgaven.

Hvis du mangler inspiration til, hvilke områder eller opgaver der kan uddelegeres, så skriv til vores customer success i chatten. De kan sagtens hjælpe, og det koster ikke noget.