Officeguru blog - What exactly are the rules for company cars?

Hvordan er det nu lige, at reglerne er for firmabilen?

En firmabil er i alt sin enkelhed en bil, som en virksomhed kan stille til rådighed for deres medarbejdere, såfremt at deres arbejdsopgaver indebærer mange timer på motor- og landevejene – eller for de uheldige; midtbyen i myldretid. Herunder hører også til, at medarbejderen kan bruge sin privatbil i arbejdsøjemed, og dermed ikke være impliceret af det samme regelsæt som for firmabiler – dermed ikke sagt, at der ikke også følger et regelsæt med, når medarbejderen bruger sin private bil som firmabil. Herunder vil vi fortælle dig alt, hvad du og dine medarbejdere skal vide, før I beslutter jer for at tilbyde en firmabil som en del af jeres virksomheds personalegoder, eller før I tilbyder, at jeres medarbejdere kan benytte deres private bil som en firmabil.

Firmabil eller fri bil? 

Først skal vi have på plads, hvilken bil der er tale om, og altså beslutte om det er en firmabil eller en “fri bil”, som du vil tilbyde dine medarbejdere. Har du eller dine medarbejdere behov for at transportere jer meget rundt i kongeriget Danmark, eller har I langt til og fra arbejde? Så kan du som virksomhed tilbyde forskellige løsninger, for at imødekomme dine medarbejderes behov bedst. Først og fremmest kan du tilbyde dem en firmabil, som kun skal og må bruges i arbejdsøjemed. Dette betyder, at den pågældende firmabil skal afleveres tilbage til virksomheden, når dagen går på hæld – den må altså ikke bruges til at hente en liter mælk i den lokale dagligvarebutik. 

Ønsker du derimod at lade dine medarbejdere benytte firmabilen til privat brug kaldes det for en “fri bil”. Dette skal medarbejderen betale skat af. Værdien af den “fri bil” skal indberettes til SKAT i forbindelse med udregningen af medarbejderen løn. Læs mere på SKAT.dk.

Alt det vigtige om en kørebog til firmabil

En kørebog fungerer som en samlet opgørelse over antallet af kilometer, som du har kørt i din privatbil i arbejdsøjemed. Det kan også kaldes for en kørerapport eller et kørselsregnskab, og SKAT stiller en række krav til dig, som skal benytte en kørselsbog. Dem skal vi nok komme ind på senere. Først skal vi lige have styr på, hvad forskellen på kørselsgodtgørelse og kørselsfradrag er.

Kørselsgodtgørelse og kørselsfradrag – hvad er forskellen? 

Kørselsgodtgørelse er en økonomisk ydelse, som du af din arbejdsgiver kan få udbetalt skattefrit, såfremt du bruger din private bil i arbejdsøjemed. Denne godtgørelse vil blive overført sammen med din løn. Arbejder du i en virksomhed, hvor dine medarbejdere dagligt kører frem og tilbage til kundemøder, kan de søge om at få godtgjort af dig som arbejdsgiver. Det drejer sig primært om udgifter til benzin, men kan i nogle tilfælde også dække forsikring, vægtafgift mv. 

Det et lovkrav, at medarbejderen har udfyldt en kørebog, således at du kan se præcis, hvor langt de har kørt, og hvad det har kostet. 

Krav som skal opfyldes for at modtage kørselsgodtgørelse:

  • Medarbejderen skal være ansat i en virksomhed, hvor det er muligt at få udbetalt løn og kørselsgodtgørelse sammen

  • Indkomsten skal være A-indkomst og må ikke være B-indkomst, da medarbejderen dermed ikke er berettiget til kørselsgodtgørelse

  • Kørselsgodtgørelsen skal afspejle det reelle antal kilometer, som du har kørt i arbejdsøjemed

  • Dette skal bogføres i din kørebog

Hvad skal en kørebog indeholde? 

  • Medarbejderens fulde navn 

  • Medarbejderens adresse

  • Medarbejderens CPR- eller arbejdsnummer 

  • Startdestinationen og slutdestinationen 

  • Antal kilometer 

  • Dato for kørslen 

  • En beregning af, hvor meget medarbejderen har kørt 

  • Satsen som medarbejderen har anvendt 

  • Formålet med kørslen 

Som arbejdsgiver er det dit ansvar, at du kontrollerer at de ovenstående oplysninger er korrekte. Ellers kan dette medføre et skattesmæk for medarbejderen og dig som arbejdsgiver. Du godkender kørebogen ved at underskrive eller sætte et stempel, så længe det er klart og tydeligt, at du har gennemlæst kørebogen.

Kørselsfradrag er derimod lovpligtigt at udbetale til dine medarbejdere, da de er berettiget til at få dækket deres udgifter, hvis de samlet set kører mere end 24 kilometer til og fra arbejde – både i egen bil og med offentlig transport. Man kan kun få dækket sine udgifter for de dage, hvor man reelt set kører til og fra arbejdsdage, og altså ikke på hjemmearbejdsdage, kursusdage, sygedage, under orlov osv. Oversigten over de samlede dage, som er brugt på transport, skal medarbejderen selv angive i sin forskudsopgørelse. Forskudsopgørelsen for kørselsfradrag kan du læse meget mere om her.

En manuel eller elektronisk kørebog? 

Som udgangspunkt er det ikke vigtigt om medarbejderens kørebog bliver udført manuelt eller elektronisk – begge dele er lige gode. Den skal blot være troværdig, ensartet og dagligt udfyldt og ligeledes indeholde de korrekte beregninger. Det væsentlige er altså, at kørebogen overholder de ovenstående krav for at blive godkendt af SKAT.