Er det nødvendigt at have en personalehåndbog?

Har din virksomhed en personalehåndbog? Hvis ikke er det en god ide at få udarbejdet en. Og hvis du ikke er bekendt med, hvad en personalehåndbog skal indeholde, så fortvivl ej! Vi vil i det nedenstående gennemgå, hvad en personalehåndbog er, samt hvordan man lykkes med at fylde den ud, således at den ikke blot bliver brugt som dørstopper på dage med gennemtræk. Hvis du læser med til det sidste punktum, giver vi dig en gratis skabelon til en personalehåndbog, så du kan komme i gang med skriveriet. Her vil vi gennemgå, hvad en personalehåndbog er, hvad den bør indeholde, så du – hvis ikke din arbejdsplads allerede har en – kan udarbejde en personalehåndbog til jeres virksomhed. 

Hvad er en personalehåndbog?

De fleste er vilde med, når tingene står sort på hvidt, og her kan en personalehåndbog blive din nye bedste ven. En personalehåndbog, eller en medarbejderhåndbog, er en håndbog over faste retningslinjer for medarbejderne. Heri står bl.a., hvad I som virksomhed forventer af jeres medarbejdere, og hvad I som virksomhed tilbyder. En personalehåndbog kan derfor være nyttig både for dine nuværende medarbejdere og som led i tiltrækning af nye medarbejdere til virksomheden – som virksomhed vil man som oftest gerne udstråle et ansvar for sine medarbejdere.

Transparens er det nye sort. Det er det, fordi det altid er en fordel for jeres virksomhed, at I er transparente og tydelige med, hvordan I behandler jeres  medarbejdere. De fleste større virksomheder har en personalehåndbog, da den fortæller om retningslinjer og værdier, som den pågældende virksomhed ønsker at kendetegnes ved og positioneres ud fra. Derudover er den en sikkerhed for medarbejderne og indgår ofte i virksomhedens personalepolitik, da en personalehåndbog sikrer faste retningslinjer for, hvordan medarbejderne skal behandles.

Hvad skal en personalehåndbog indeholde, hvis den ikke bare skal trække støv på den øverste hylde?

Det er op til dig som arbejdsgiver, hvad der skal stå i en personalehåndbog, men vi tilbyder gerne nogle gode råd og retningslinjer. Som nævnt indeholder en personalehåndbog ofte arbejdspladsens regler, værdier, politikker samt betingelser ved ansættelser. Det er dog vigtigt, at personalehåndbogen ikke modstrider den gældende overenskomst og lovgivning – du bør derfor sørge for at opdatere jeres personalehåndbog, så den altid er up to date ift. overenskomster og lovgivning. Det er altid en god idé at have det bureaukratiske for øje, så man ikke lover noget, man ikke kan holde.

Få en gratis skabelon til personalehåndbog

Tillykke! Du kom så langt i teksten, og vi er er ikke noget værd, hvis vi ikke holder vores ord. Derfor får du i det følgende stykke en skabelon på en personalehåndbog, og som kirsebærret på toppen, giver vi også eksempler på, hvad en god medarbejderhåndbog skal indeholde – velbekomme! Du kan finde en skabelon på en personalehåndbog gratis mange steder rundt omkring på nettet, hvor der allerede er udfyldt nogenlunde hvad, du skal skrive ind.

I det følgende har vi udarbejdet et eksempel på, hvad du kan skrive ind i din personalehåndbog og på nogle af de ting, der er relevante, at jeres personalehåndbog indeholder, så den som nævnt ikke bliver en dørstopper eller trækker støv på øverste hylde – men du skal også selv gøre dig lidt overvejelser. Derfor har vi ikke udfyldt personalehåndbogen som mange andre skabeloner. 

Når alt kommer til alt, handler det hele om, hvad formålet er med jeres personalehåndbog, og der overlader vi roret til jer. Vi har samlet nogle af de typiske oplysninger og retningslinjer, så du har noget konkret at gå ud fra, når du skal lave en personalehåndbog, som gør de andre personalehåndbøger grønne af misundelse.

Eksempel på personalehåndbog – hvad kan I skrive ind i jeres medarbejderhåndbog?

Og hvordan gør vi så de andre personalehåndbøger grønne af misundelse, spørger du? Det skal vi fortælle dig. Det handler om at samle de mest relevante oplysninger i en overskuelig rækkefølge, så det er nemt for nuværende og nye medarbejdere at slå op i den pågældende personalehåndbog. 

Lad os give et eksempel på en situation, som mange helt sikkert har stået i: Du skal samle et IKEA-møbel og har til den søde medarbejder sagt, at du sagtens kan samle det selv – ingen grund til at de bruger tid på det, tænker du. Optimismen er helt oppe under loftet, men en håndfuld timer senere, ender du med at ringe efter hjælp. Godt nok er manualen på et IKEA-møbel inddelt i kategorier, men du skal hele tiden bladre frem og tilbage for at finde den rigtige møtrik eller lokalisere, om det nu var det rigtige hul i højre hjørne, som du fik vendt på hovedet. Sådan en oplevelse skal dine nuværende og nye medarbejdere ikke have, når de slår op i din virksomheds personalehåndbog. Og derfor tilbyder vi en overskuelig oversigt herunder, hvor vi har et skarpt blik på det bureaukratiske. Det er dog vigtigt at understrege, at det ikke er en udtømmende liste.

Skabelon til personalehåndbog

Arbejdstid
Hvor mange timer om ugen skal dine medarbejdere arbejde? Og i hvilket tidsrum? Her kan I også skrive varigheden af frokostpausen ind osv.

Regler for arbejdsmiljø på kontoret
I denne del af personalehåndbogen kan I forklare om de fysiske og psykiske arbejdsforhold på kontoret – typisk er de fleste allerede bestemt af arbejdsmiljøloven. Denne sektion kan have mange underpunkter, som f.eks. kunne vedrøre temperaturer på kontoret, støj på arbejdspladsen, belastning af kroppen i siddende arbejdsstillinger eller overbelastning ved fysisk arbejde osv.

Tjek evt. Arbejdstilsynets hjemmeside, hvor de bl.a. har lavet en arbejdsmiljøvejviser til forskellige brancher.

Virksomhedens alkohol- og rygepolitik
Her kan I forklare virksomhedens og arbejdspladsens holdning til alkohol og rygning. Typisk vil man i en personalehåndbog indskrive et forbud mod at indtage alkohol i dagtimerne. Dette kommer dog med visse undtagelser. Fylder en kollega rundt eller skal der markeres et jubilæum, vil det ofte være skrevet ind i personalehåndbogen, at et enkelt glas er tilladt.

En skriftlig rygepolitik er et lovkrav for både private og offentlige arbejdspladser. Der kan være rygeforbud på arbejdspladsen, men hvis det alligevel er tilladt, skal det stå i personalehåndbogen, hvor på grunden det så er tilladt at trække lidt “frisk luft”. Det er en god idé også at tilføje relevant information om rygestop eller alkoholmisbrug. 

Barsel
Skal en af jeres medarbejdere være mor om lidt? Eller måske har I en medarbejder, som er blevet far og derfor gerne vil holde barsel i nogle måneder? Det er en god idé at skrive jeres barselsregler ind i personalehåndbogen, så det er tydeligt for både den kvindelige og mandlige medarbejder, hvordan de er stillet.

Vær dog opmærksom på, at der er nogle gældende regler for barsel ifølge barselsloven og funktionærloven – her står f.eks. hvor mange dage, man har ret til barsel. Hvis jeres arbejdsplads giver medarbejderne lov til mere barsel, kan det med fordel stå i personalehåndbogen. Det vil nemlig også gøre jer attraktive for nye medarbejdere, da en nyfødt baby altid vil vinde kapløbet om opmærksomheden.

Barnets første sygedag
Står en af dine medarbejdere med et sygt barn, og er de så heldige, at kunne holde fri på barnets første sygedag(e)? Så vil det også være en relevant information, at tilføje til personalehåndbogen. Medarbejdere kan også være omfattet af en overenskomst, der giver dem ret til at få løn på barnets første sygedag – og måske endda flere dage med løn. Husk at sørge for, at personalehåndbogen stemmer overens med gældende overenskomst. 

Sygdom
Er det ikke barnet, men derimod medarbejderen, som skal bruge en eller flere dage under dynen, skal reglerne for sygemelding skrives ind i personalehåndbogen. Det kan f.eks. være ift., hvornår man skal melde sig syg (ofte inden kl. 9), hvorvidt arbejdsgiveren må kontakte medarbejderen under sygdom osv. Husk at tjekke funktionærloven – her findes en række regler på området. 

Overarbejde
Det er de færreste virksomheder, som ikke værdsætter en medarbejder, der tager lidt ekstra timer på arbejdet, hvis der opstår en pludselig situation. I så fald skal der oplyses om regler for overarbejde, så det er tydeligt for medarbejderen, hvad de siger ja til.  Måske medarbejderne kan forvente et tillæg, hvis de arbejder over? Ofte kan der også være regler for varsling af overarbejde. Igen er det vigtigt at tjekke op på de gældende overenskomster.

Flekstid
Nogle kommer til at forveksle eller sammenligne overarbejde og flekstid. Flekstid kategoriseres imidlertid ikke som overarbejde, men er i stedet medarbejdernes ret til at møde ind før, eller gå tidligere eller senere end fikstiden – altså tidsrummet, hvor medarbejderne skal være på arbejde. Derfor bør muligheder for flekstid også altid fremgå af personalehåndbogen.

Medarbejderudviklingssamtale (MUS)
Holder jeres virksomhed MUS en gang om året? I så fald bør det også skrives ind i jeres personalehåndbog. 

Tavshedspligt
For mange virksomheder gælder det, at deres medarbejdere har tavshedspligt. Hvis det også gælder hos jer, bør det fremgå af jeres personalehåndbog. Her kan også stå, hvis der er særlige punkter, medarbejderne skal være ekstra opmærksomme på ikke at udtale sig om offentligt.

Feriefridage
Alle medarbejdere har 5 ugers ferie, bestemt af ferieloven. Men måske dine medarbejdere er så heldige, at have feriefridage – altså betalte fridage ud over ferien. Så skriv det ind i personalehåndbogen! Og igen, husk at sørge for, at det stemmer overens med gældende overenskomst på området. 

Ferieluk
Typisk har mange virksomheder én eller flere uger, hvor der er ferielukket. Hvis I har ferielukket, bør det også skrives ind i personalehåndbogen.

Personalegoder
Kan din virksomhed prale af nogle misundelsesværdige personalegoder? Så skynd jer at skriv det ind i den, snart færdige, personalehåndbog. Måske kan i tilbyde jeres medarbejdere en fri arbejdstelefon, en lækker frokostordning, fri kaffe, te og vand til de tidlige morgentimer eller sene eftermiddagstimer. Få det skrevet ind i jeres personalehåndbog – man må nemlig gerne prale lidt, hvis personalegoderne er lidt ekstra! 

Er der andre ting, I kan skrive ind i jeres medarbejderhåndbog?

Der er altid flere ting, man kan skrive ind i en personalehåndbog, og når det kommer til stykket, er det kun fantasien, der sætter grænser. Andre ting, I kan skrive ind i jeres medarbejderhåndbog, kunne f.eks. være:

  • Regler for timeregistrering
  • Forsikringer betalt af virksomheden
  • Telefonkultur
  • Sprog på arbejdspladsen
  • Mødekultur
  • Lønudbetaling
  • Nøgle og/eller adgangskort
  • Arbejdstøj

… og meget mere.

Mere fra bloggen

Vil du have en demonstration af Officegurus gratis Office Management Platform?

Tak - vi vender tilbage snarrest 🏃
Ups! Noget ser forkert ud. Er alt udfyldt korrekt?