Du kender det sikkert godt. Mange gange tager de praktiske småopgaver meget tid og fjerner fokus fra dine vigtigste HR-opgaver og større projekter. Men sådan behøver det heldigvis ikke være! Hvis du bruger mere end 3 timer om ugen på de praktiske kontoropgaver, så har vi samlet nogle løsninger, der kan hjælpe dig.
Kontorets drift kan sagtens digitaliseres
I en tidligere artikel kaldet ”Bruger du stadig email til at styre kontorets gang?”, som du kan læse lige her, beskrev vi, hvordan det kan være en god ide at finde digitale værktøjer til din arbejdsplads. Vi kom ind på digitale whiteboards og projektledelsesværktøjer, som kunne gøre din hverdag lettere. Der findes også gode digitale værktøjer til HR-opgaverne, og dem kender du sikkert allerede. Men også til den kombinerede rolle som HR-ansat og Office manager findes der gode løsninger, der kan hjælpe dig.
Mange gange tager de praktiske småopgaver meget tid og fjerner fokus fra dine vigtigste HR-opgaver og større projekter. De folk fra fx. håndværker- eller rengøringsfirmaet, du skal have fat i, svarer ikke. Måske fik kontoret fixet noget for et halvt år siden, som nu er i stykker igen. Du kan ikke finde den seneste mail, da den er i en kollegas mailboks, og du husker ikke præcis, hvilken leverandør der hjalp sidst.
Ofte er man delvis alene om rollen som Office manager, og man savner måske en gang imellem et sted, hvor man kan hente inspiration til denne rolle. Måske skal du også holde styr på og godkende flere fakturaer for forskellige ydelser. Måske kunne du godt tænke dig at finde et bedre alternativ til din frokostordning, men som mindre virksomhed er det sikkert svært at finde et godt alternativ til en konkurrencedygtig pris.
Det er helt almindelige problemer - med en ret ligetil løsning
Ligeså snart at du bruger mere end 3 timer pr. uge på at håndtere kontorets praktiske opgaver, så bør du gå på udkig efter en Office Management Platform. En sådan platform samler kommunikationen, fakturaer og kontrakter med kontorets leverandører ét sted, og gør det nemt at uddelegere opgaveløsningen at kontorets praktiske opgaver til enten en piccoline, office manager eller en ekstern leverandør.
Hør blandt andet hvad Diana Køhler, Head of HR & Executive Assistant hos Obsidian Digital havde at sige i vores store rapport om Hjemmearbejdes påvirkning af kontoret.
Diana uddelegerer en stor del af de praktiske opgaver ved brug af abonnementer hos specialist leverandører fx. frokost, rengøring, jule- og jubilæumsgaver mm. og styrer relationer og kommunikation med alle disse leverandører i deres Office Management Platform fra Officeguru.
“Officeguru hjælper mig ekstremt meget, da jeg ved, at det bare kører, fordi vi har nogle abonnementsaftaler, der bare kommer hver uge.”
Den største værdi finder Diana dog i, at kommunikation og historik på tidligere opgaver er tilgængelige i platformen.
“For det andet, og måske vigtigst af alt, så har jeg samlet det hele ét sted. Det vil sige, at hvis jeg mangler noget eller har brug for at indhente tilbud, så skal jeg ikke forholde mig til 7 forskellige logins eller tale med 7 forskellige mennesker, jeg skal bare logge ind på Officeguru.”
Med en Office Management Platform kan du få tid til de HR-opgaver, som du synes er vigtigst.
Undgå at brug tid på at finde historik på tidligere leverancer eller udførte services
Uddeleger nemt driften af de praktiske opgaver til fx. en piccoline eller en ekstern leverandør
Lad medarbejderen selv melde til og fra dagens frokost så I både spare penge på frokosten og undgår madspild
Undgå at brug unødig tid på at lede efter seneste kontraktgrundlag
vent aldrig længere end 4 timer på svar fra en leverandør og spar tid på dag til dag koordinering
Skab overblik over økonomien med én samlet regning månedligt
Sæt services i udbud når Jeres behov ændres eller der ønskes en “syretest” af den nuværende leverandør pris
Det koster 0 kr. at digitalisere kontoret
En Office Management Platform koster mellem 0,- kr. og 1.100 kr. pr. måned. Majoriteten af brugerne af Officeguru betaler 0 kr. pr. måned - ligesom Diana og Obsidian.
Læs og se mere her om hvordan Officegurus Office Management Platform helt kontrol løser udfordringer med kontordriften.