Mange virksomheder har indført en personalepolitik, der forklarer om ansættelsesforhold, arbejdsmiljø, IT-politik på arbejdspladsen osv. Der er ikke som sådan krav til, hvad en virksomheds personalepolitik skal indeholde, men der er en række punkter, som vi hos Officeguru råder dig til at have med i jeres personalepolitik. Dem kan du læse mere om her på siden, hvor vi også vil give dig et eksempel på en personalepolitik og besvare en række typisk stillede spørgsmål. Hvis du læser helt ned til bunden, håber vi på den måde at kunne klæde dig rigtig godt på – ikke til vinterens kolde måneder eller våde cykelture hjem – men til at formulere en god og let overskuelig personalepolitik til din virksomhed.
Hvad er en god personalepolitik?
En god personalepolitik forklarer tydeligt de procedurer og retningslinjer, som arbejdspladsen har. Det er vigtigt at sørge for, at dine medarbejdere kender til den, og så skal den være let tilgængelig for alle på arbejdspladsen, så der ikke hersker tvivl om jeres personalepolitik. En god personalepolitik er en af de måder, hvorpå du sikrer et godt arbejdsmiljø på arbejdspladsen, hvor medarbejderne føler sig set og hørt.
Hvis dine medarbejdere mærker, at der er en god personalepolitik på arbejdspladsen, vil de opleve, at den kommer vidt omkring forskellige ansættelsesretlige og arbejdsmiljømæssige forhold. Dette danner grobund for forudsigelighed, og skaber ikke mindst en følelse af en fair og retfærdig behandling af dine ansatte. Og det er trods alt altid en god idé at være gode venner med dine medarbejdere.
Hvornår skal en virksomhed have en personalepolitik?
Der er ikke faste regler for, hvornår en virksomhed bør have en personalepolitik. Men en personalepolitik bærer mange fordele med sig, og derfor bør I, hvis ikke I allerede har en personalepolitik, overveje at formulere en. De fleste virksomheder formulerer en personalepolitik, når det giver mening ift. mængden af personale på arbejdspladsen, men hvis du har en lille virksomhed med få ansatte, vil det stadig være fordelagtigt at have en personalepolitik – om end personalepolitikken i så fald bare består af nogle få punkter. Pointen er, at du som arbejdsgiver sender et signal til dine medarbejdere om, at du tager ansvar for, at de i virksomheden bliver set og hørt.
En personalepolitik er med til at sikre, at både ledelsen og de ansatte har faste procedurer og retningslinjer at gå ud fra og tydelig plan for, hvem de skal referere til i forskellige situationer. Det er dermed både en sikkerhed for dig og dine medarbejdere at have en fyldestgørende personalepolitik. En del af personalepolitikken omfatter nemlig, hvilke konsekvenser forskellige situationer på arbejdspladsen kan have, og hvad I som virksomhed gør for at forebygge disse.
Har du en medarbejder, som melder sig syg i en længere eller kortere perioder, er det her en rigtig god idé at have en klar personalepolitik. På den måde kan din medarbejders fokus være på at komme på benene igen, fremfor at være bekymret for, hvordan virksomhedens politik er ift. sygemelding. Det kan også være, du på et tidspunkt oplever at stå over for en medarbejder, der har brug for at dygtiggøre sig yderligere inden for et særligt felt – i så fald er det rart både for dig som leder og for medarbejderen at have en personalepolitik at kunne slå op i.
Husk at involvere dine ansatte i formuleringen af jeres personalepolitik
Ofte vil udformningen af en virksomheds personalepolitik styres af et særligt udvalg eller samarbejdsorgan. Når du som leder, hele ledelsesteamet eller HR-teamet, skal hjælpe til med at formulere jeres virksomheds personalepolitik, er det vigtigt, at hele organisationen bliver involveret, og dette gælder hermed også dine medarbejdere som denne personalepolitik i fremtiden vil implicere. Der skal være plads til, at I allesammen har mulighed for at diskutere forholdene i personalepolitikken. Det er med til at skabe transparens og en følelse af, at det er virksomheden som helhed, der har udarbejdet jeres personalepolitik.
Eksempel på personalepolitik: Hvad skal der stå i jeres personalepolitik?
Det er op til jer selv, hvad der skal stå i jeres virksomheds personalepolitik, men som tidligere nævnt er der en række vigtige punkter og områder, som I som minimum bør have med i personalepolitikken. Nedenfor giver vi jer et eksempel på, hvad en personalepolitik bl.a. kan indeholde og nogle punkter, I kan overveje at inddrage, når I skal udforme en personalepolitik for virksomheden.
Arbejdsmiljøpolitik
Under personalepolitik om arbejdsmiljø, bør I indtænke regler og procedurer for bl.a.
Mobning på arbejdspladsen
Stress hos medarbejdere
Sygefravær
Sundhed og trivsel
Mobning på arbejdspladsen
De fleste kan blive enige om, at mobning er fuldstændig uacceptabelt. Desværre oplever medarbejdere eller ansatte på en arbejdsplads nogle gange at blive udsat for mobning. Det kan komme til udtryk på mange forskellige måder, og det kan lige så også være en enkeltstående episode, men ikke desto mindre er det vigtigt, at virksomheden tager denne problematik alvorligt.
Det er derfor fornuftigt, ja, faktisk helt nødvendigt, at I i jeres personalepolitik inddrager virksomhedens mobbepolitik. Her bør der stå, at mobning ikke tolereres på arbejdspladsen, hvilke konsekvenser mobning på arbejdspladsen har samt en beskrivelse af, hvordan man – hvis man udsættes for mobning – skal forholde sig og hvem, man skal indberette mobning til. Du er som leder med til at præge din arbejdsplads og dine medarbejdere skal kunne stole på, at du tager alle problematikker lige alvorligt.
Stress hos medarbejdere
Desværre har vi de seneste år over hele landet oplevet en stigning i stress hos danskerne. Rigtig mange af de personer, som får stress, får det på arbejdspladsen, og ofte skyldes det et dårligt psykisk arbejdsmiljø og en manglende arbejdsglæde. Derfor bør der i enhver virksomheds personalepolitik være et punkt, som omhandler stress hos medarbejdere, herunder:
Hvordan arbejdspladsen forebygger stress
Hvordan stress håndteres på arbejdspladsen
Hvem man som stresset medarbejder skal henvende sig til
Eventuelle krav om dokumentation fra egen læge
Genoptagelse af arbejdet efter endt sygemelding
Når man først er gået ned med stress kan det være en sej kamp at komme på benene igen, og det sidste man skal tænke på er, hvordan ens arbejdsplads forholder sig. Det er derfor helt nødvendigt, at arbejdspladsen udformer en tydelig guideline, således at det står klart og tydeligt, hvordan medarbejderen skal forholde sig og dermed ikke gå og ‘stresse’ over det.
Sygefravær
Det er vigtigt med et punkt i jeres personalepolitik, der forklarer reglerne om sygefravær på arbejdspladsen. En sygefraværspolitik skal sætte rammerne for, hvordan virksomheden forebygger og håndterer både pludselige, kortvarige og langvarige sygdomsforløb. Dette er med til at sikre virksomheden, men også medarbejderne, da de skal opleve, at de får en fair og ordentlig behandling i forbindelse med sygdom. En sygefraværspolitik kan bl.a. indeholde:
Hvordan virksomheden forebygger sygdom
Procedurer og retningslinjer for sygefravær (både ift. sygemelding og raskmelding)
Sygefraværssamtaler
Genoptagelse af arbejdet og tilbagevenden på arbejdspladsen
Fastholdelsesplan
De fleste medarbejdere bryder sig ikke om at melde sig syge fra arbejdet, og det kan være svært at tage beslutningen om at bede om sygefravær. Derfor er det vigtigt, at I som virksomhed sørger for at tage hånd om de medarbejdere, som måtte blive syge enten i kortere eller længere perioder. Her kan en personalepolitik bidrage til, at medarbejderen kan fokusere på at få det godt igen, fordi der er fastlagt nogle klare retningslinjer og procedurer.
Sundhed og trivsel
Den generelle sundhed og trivsel på arbejdspladsen er vigtig for, at alle medarbejdere kan fungere, har det godt både psykisk og fysisk, og at de kan udføre deres arbejde optimalt. For at sikre en ordentlig sundhed og trivsel på arbejdspladsen, bør I skrive ind i jeres personalepolitik, hvad I har gjort af tiltag, for at medarbejdere trives og har det godt på arbejdspladsen. Det kan både være i form af det kontorudstyr, I stiller til rådighed, eventuelle personalegoder, tiltag ift. forebyggelse af stress og anden sygdom, virksomhedens fokus på arbejdsglæde og trivsel m.m.
Rekrutterings- og afskedigelsespolitik
I enhver personalepolitik bør de to delpolitikker, rekruttering og afskedigelse, indgå. Dette er med til at skabe transparens og sørger også for, at medarbejderne på arbejdspladsen i højere grad vil opleve at blive behandlet retfærdigt og ordentligt.
Rekrutteringspolitik
Det kan være enormt grænseoverskridende at starte på en ny arbejdsplads, og det er derfor en rigtig god idé at jeres virksomheds personalepolitik tydeligt forklarer, hvordan I bedst muligt tager imod jeres nye kollega. I jeres rekrutteringspolitik bør der bl.a. stå, hvordan nye medarbejdere bliver taget imod på arbejdspladsen. Det kan f.eks. være i form af:
Invitation til socialt samvær
Virksomhedens ansvar for eksempelvis IT-udstyr til medarbejderen
Opsætning af ny arbejdsmail etc.
Afskedigelsespolitik
Det er aldrig sjovt for nogen, hverken at blive afskediget eller være den, der skal gøre det. Men ved at have nogle klare retningslinjer for, hvordan proceduren foregår, kan det tage toppen af det ubehagelige i forbindelse med en afskedigelse – både for lederen og medarbejderen.
I en afskedigelsespolitik kan bl.a. fremgå:
Hvordan og hvor afskedigelse foregår, samt hvem der afskediger
Plan for selve processen omkring en afskedigelse
Muligheder for anbefaling
Kompetenceudviklingspolitik
De fleste kender til MUS (medarbejderudviklingssamtaler), og rigtig mange virksomheder har valgt at implementere en kompetenceudviklingspolitik under deres personalepolitik, så medarbejderne er sikre på, at de udvikler sig stødt. Her kan bl.a. indgå en oversigt over, hvordan virksomheden forsøger at sikre generel udvikling på arbejdspladsen samt en oversigt over forskellige former for kompetenceudvikling, alt efter hvad der er behov for hos medarbejderne. Det kan f.eks. være i form af:
Deltagelse ved konferencer og seminarer
Muligheder for at tage kurser eller efteruddannelser
Muligheder for selvstudie og afsat tid til fordybelse
IT-politik på arbejdspladsen
I takt med at de fleste arbejdspladser bliver mere og mere digitaliseret, er der også større risiko for brud på IT-sikkerheden, og man skulle nødigt lukke de forkerte inden for murene. En IT-politik på arbejdspladsen sikrer, at alle medarbejdere er indforstået med korrekt håndtering af både IT-udstyr, softwaresystemer samt diverse online platforme og ikke mindst brug af internettet. Det er vigtigt, at I har en IT-politik for medarbejdere, da det er med til at sikre både jeres systemer og data – herunder persondata.
En IT-politik for medarbejdere kan bl.a. indeholde svar på spørgsmål såsom:
Hvad er sikkerhedskravene i virksomheden?
Hvem må læse hvilke e-mails?
Hvilket IT-udstyr må bruges privat (hvis noget)?
Er der særlige kurser, medarbejderne skal tage ift. IT-sikkerhed?
Hvem har adgang til diverse systemer og data?
Hvad må medarbejderne på eksempelvis sociale medier – og hvad må de ikke?
Seniorpolitik
Seniorpolitik er blevet en vigtig del af personalepolitikken. Det handler både om at forsøge at holde på medarbejderne længst muligt og om selve planlægningen af ældre medarbejderes tilbagetrækning fra arbejdsmarkedet. Det er bl.a. i form af seniorordninger samt regler og procedurer for, hvornår en ældre medarbejder kan fritages fra fysisk og/eller psykisk belastende arbejde. I en seniorpolitik bør også fremgå, hvorvidt og hvordan en pensioneret medarbejder eventuelt stadig har tilknytning til arbejdspladsen.
Hvad er forskellen på personalepolitik og personalehåndbog?
En personalepolitik indbefatter som oftest de mere overordnede regler og procedurer på arbejdspladsen, mens en personalehåndbog går mere i dybden og forklarer om rutiner, konkrete systemer osv. Hos Officeguru råder vi altid virksomheder til at have både en personalepolitik og en personalehåndbog, så alle inden for organisationen – både ledere, chefer og medarbejdere – er sikret bedst muligt. Derudover er det med til at forme virksomheden og sørge for, at alle er indforstået med virksomhedens politikker, værdier og tiltag. Er du interesseret i at læse mere om, hvad en personalehåndbog er, så kan du gøre det her.
Nu håber vi, at du føler dig godt klædt på til selv at formulere din egen virksomheds personalepolitik og dermed i fremtiden er med til at sikre dig og dine medarbejderes trivsel på arbejdspladsen.