Alt du skal vide om den digitale arbejdsplads

Vi lever i en verden, der udvikler sig digitalt med lynets hast. Digitaliseringen af vores samfund ses i alt, hvad vi laver og gør. Først var det i form af mails, sms’er og digital post. Nu er det også gennem brugen af telefonen til betaling i supermarkedet, konstant digital mediestrøm, brugen af diverse streamingtjenester, digitale initiativer på arbejdspladsen og helt generelt en digitalisering af kontoret. Med digitalisering af kontoret følger også mange muligheder, men hvordan finder man hoved og hale i dem? Og hvordan strukturerer og digitaliserer man bedst sin arbejdsplads? 

Digitalisering af kontoret – hvad er en digital arbejdsplads?

Når du beslutter dig for en digitalisering af kontoret, kan denne digitalisering gradbøjes og komme i mange former og typer. Der er en lang række digitale og teknologiske tiltag, du kan implementere, for at skabe en mere digital arbejdsplads, men det er i og for sig dig som leder eller arbejdspladsen/virksomheden, der bestemmer, hvor digital arbejdspladsen skal være. Læs mere længere nede, hvor vi vender, fordele og ulemper ved en  udelukkende digital arbejdsplads – en virtuel arbejdsplads.

Der er mange måder at skabe en mere digital arbejdsplads på, og det handler i bund og grund om, at udnytte og integrere den teknologi og de digitale initiativer, der er til rådighed, på arbejdspladsen. Det kan f.eks. være i forhold til arbejdsgangene på kontoret, driften af virksomheden, mødeafholdelser m.m.

Ved eksempelvis at integrere de digitale tiltag og teknologier, som medarbejderne i forvejen gør brug af i én platform, eller ved at implementere nye digitale tiltag, kan I skabe en mere flydende kommunikation og ofte også en mere optimal arbejdsproces, hvilket resulterer i mere effektivitet, vækst og innovation. 

Måske du lige nu sidder og tænker, hvordan du bærer dig ad med at skabe en mere digital arbejdsplads? 

Faktisk er du højst sandsynligt ret godt på vej. I gør sikkert brug af e-mails? Måske foregår jeres salg og marketing overvejende online? Når du kommunikerer med dine medarbejdere, kan det være, du gør det gennem et særligt chatprogram? Har I digitaliseret flere af jeres møder, så I i stedet for at afholde dem fysisk, afholder dem online? 

… Der kan du selv se!

De fleste virksomheder er allerede ret godt på vej til at implementere mange digitale og virtuelle tiltag – og så bestemmer I jo selv, hvor digitaliseret arbejdspladsen skal være. Mangler du og dine kolleger eller medarbejdere inspiration til, hvordan I bedst bærer jer ad med at skabe en mere digital arbejdsplads? Følgende tips og tiltag kan måske være til hjælp.

Tiltag du kan implementere for at skabe en mere digital arbejdsplads:

• Digitale programmer, platforme eller samarbejdsværktøjer, der samler jeres programmer og opgaver ét sted – dette hjælper også med at reducere unødigt papirspild.
  ‍
• En digital platform, hvor I eksempelvis kan styre driften af kontoret. Her kan I bl.a. gøre brug af Officegurus fleksible platform.
  ‍
• Hold møderne online, så I ikke nødvendigvis skal møde ind på kontoret, eller så gæster udefra ikke behøver bruge flere timer i transporttid for at deltage i mødet.
  ‍
• Automatiseringsløsninger til forskellige funktioner, så dine medarbejdere kan bruge tiden mere effektivt og får mere tid til andre vigtige opgaver.
  ‍
• Hvis I stadig har fastnettelefoner, er det måske på tide at få dem byttet ud med mobiltelefoner?
  ‍
• Muligheden for hjemmearbejde: Når dine medarbejdere kan tilgå de fleste (hvis ikke alle) programmer digitalt, kan du nemmere implementere faste hjemmearbejdsdage – eller endda have medarbejdere, der primært arbejder remote. Læs mere om hjemmearbejde her.
  ‍

‍Husk: Forandring er godt
‍Når I beslutter jer for en digitalisering af kontoret, er det vigtigt, at I imødekommer forandring. Vores samfund er i konstant forandring – og det gælder især inden for teknologi, digitalisering og medialisering. Der sker hele tiden nye fremskridt, hvilket fører til forandringer; og hvis du imødekommer disse, vil du også bedre kunne respondere på dem og drage nytte af dem. 

Fordele og ulemper ved digitalisering af jeres kontor

Der er en række fordele og ulemper ved en generel digitalisering af jeres kontor. Ligesom med så meget andet, handler det altså om at finde frem til en måde, hvor I får mest ud af jeres digitale tiltag – både som virksomhed generelt, men også som ledere, medarbejdere og kolleger. Det er vigtigt, at der bliver sat nogle veldefinerede rammer for digitaliseringen af kontoret, så alle er indforstået med de digitale og teknologiske tiltag.

Fordele ved digitalisering af kontoret:

• Det giver mere fleksibilitet på mange parametre; det er f.eks. nemmere at kommunikere med hinanden, og medarbejdere kan nemmere arbejde hjemmefra, fordi de kan tilgå de fleste programmer digitalt.
  
  
• Produktiviteten vil være højere, fordi flere arbejdsgange måske bliver automatiserede, hvilket skaber mere tid til overs til andre opgaver. Derudover vil dine medarbejdere, grunden den større fleksibilitet, også være mere produktive og effektive.
  
  
• Det er nemmere for medarbejdere at arbejde, selvom de f.eks. er småsyge. Efter coronapandemien er det slut med at møde op på arbejde og potentielt smitte flere kolleger med en forkølelse eller influenza. Hvis arbejdspladsen er digitaliseret, og man derfor kan arbejde hjemmefra, kan medarbejdere stadig logge på og arbejde, hvis de ikke ønsker at melde sig syge.

Ulemper ved digitalisering af kontoret:

• Selvom de fleste automatiserede løsninger er rigtig gode, kan det stadigvæk gå en smule ud over kvaliteten. Det er derfor vigtigt, at man afprøver diverse programmer, inden man går all in og implementerer dem. På den måde kan I sikre jer, at der ikke sker fejl i arbejdet.
  
  
• Når der sker en digitalisering af jeres kontor, kan det både bidrage til  samarbejdet mellem kolleger, men det kan også fratage dem et socialt samvær eller vigtig sparring under arbejdsopgaver, som nu er automatiserede.

• Hvis en digitalisering af kontoret fører til, at flere medarbejdere arbejder hjemmefra, vil det være rart for dem, give dem fleksibilitet og sikkert også øge produktiviteten og effektiviteten. Men der er også konsekvenser ved at lade dine ansatte arbejde hjemmefra. F.eks. vil det forringe det sociale samvær på arbejdspladsen.

Hvad er en virtuel arbejdsplads?

Hvor en digitalisering af kontoret er baseret på en række digitale initiativer, mulighederne for at arbejde remote og en digitalisering af eksempelvis driften, arbejdsgangene eller andet, så går du med en virtuel arbejdsplads lige skridtet videre – her bliver ALT simpelthen digitalt. 

Selvom den fysiske arbejdsplads stadig er den mest fremtrædende, er behovet for en digitaliseret, og også i mange tilfælde en virtuel, arbejdsplads stødt stigende. Virksomheder og organisationer, der opererer i flere lande, måske i flere verdensdele, er begyndt at indse fordelene ved at skabe en virtuel arbejdsplads, altså en udelukkende digital arbejdsplads, hvor medarbejdere kan “mødes” og kommunikere på kryds og tværs af tidszoner, landegrænser osv. En virtuel arbejdsplads fungerer derfor umiddelbart bedst, hvis din virksomhed eller organisation har mange ansatte, som arbejder rundt omkring i landet – eller rundt omkring i verden. Det giver rigtig god mening at have et virtuelt og digitalt rum, hvor I kan arbejde sammen, selvom I sidder hver for sig. 

Fordele ved en virtuel arbejdsplads

Når man vælger at køre med en udelukkende digital og virtuel arbejdsplads, giver det mange muligheder, hvilket bærer en række fordele med sig. 

Nemmere kommunikation og vidensdeling
‍Er dine ansatte bosat forskellige steder i landet eller måske endda i verden? Så vil en virtuel arbejdsplads, hvor man nemt kan tjekke ind, skrive sammen og snakke sammen i virtuelle møderum, sørge for, at I – på trods af at I sidder hver for sig – har gode muligheder for hurtig, nem og løbende kommunikation samt vidensdeling.

Fleksible arbejdstider og glade medarbejdere
‍Fordi arbejdspladsen er virtuel, gør du det nemmere for dine medarbejdere at tjekke ind og ud i løbet af dagen og på tværs af tidszoner. Det gør, at dine ansatte højst sandsynligt vil være tilfredse, da de har mulighed for at administrere deres arbejdsdag selv, hvilket giver dem mere fleksibilitet – og det vil højst sandsynligt kunne ses på effektiviteten af arbejdet. Dette vil også være en fordel, når du skal rekruttere nye medarbejdere. 

I vil aldrig mangle plads på kontoret
Med en virtuel arbejdsplads vil I aldrig opleve pladsmangel. Hvis I har en virksomhed i vækst, hvor I ofte rekrutterer nye medarbejdere, er det en fordel, at jeres kontor er virtuelt. Så behøver I aldrig at skulle finde nye lokaler, rykke virksomhedens adresse en gang om året eller sidde på skødet af hinanden, mens I arbejder. Dermed vil I også spare penge på udgifter til leje af lokaler osv.

Ulemper ved en virtuel arbejdsplads

Ligesom med så meget andet, er der selvfølgelig også ulemper, når det kommer til implementeringen af en virtuel arbejdsplads. Som leder er det derfor vigtigt, at du opvejer ulemperne over for de fordele, som en virtuel arbejdsplads bærer med sig. 

‍Mindre sammenhængskraft
Ved at lade dit team arbejde virtuelt, kan arbejdspladsen miste sammenhængskraft. Pga. dine ansattes fleksible arbejdstider, kan det være svært eksempelvis at kalde alle ind til et møde, hvis der opstår et pludseligt problem, der skal løses.

Det sociale bliver udfordret
‍Det er vigtigt, at der på en arbejdsplads er social interaktion, da dette hjælper til et mere effektivt teamwork. At skabe et godt socialt miljø kan være udfordrende, hvis arbejdspladsen er virtuel, og man som oftest mødes gennem en skærm. 

Hvad gør man lige, når der opstår sikkerheds- eller IT-problemer?
‍Det er risikabelt at have hele arbejdspladsen og mange vigtige og fortrolige oplysninger samlet på afstand. Hvis der pludselig opstår et brud på sikkerheden, eller hvis dine medarbejdere oplever IT-problemer, kan det være svært at afhjælpe, når man ikke sidder sammen. Dog findes der efterhånden mange muligheder for at sikre sin virtuelle arbejdsplads godt mod angreb udefra.

‍Risiko for dårligt omdømme
‍Hvis jeres potentielle kunder finder ud af, at I arbejder virtuelt og remote, kan det give dem indtrykket af, at I ikke er en “rigtig” virksomhed.  

Kilde: The Hartford: “The Virtual Workforce: What You Need To Know”

Skal I have hjælp til at komme i gang med at digitalisere driften på kontoret?

Så benyt jer af Officegurus smarte og fleksible platform. Her kan du som office manager, HR-ansvarlig, CEO eller anden driftsansvarlig nemt styre driften af kontoret. På en og samme platform kan du eksempelvis styre frokostordning, erhvervsrengøring og mange andre leverancer. Tjek platformen ud her.  

‍